Sie möchten Ihren Kundinnen und Kunden einen besonderen Service bieten? Mit der Direktabrechnung können Tierhaltende den Geldbeutel nach der Behandlung stecken lassen. Sie schicken die Rechnung bequem an uns und erhalten innerhalb von ein bis zwei Werktagen Ihr Geld. Damit die Direktabrechnung reibungslos funktioniert, finden Sie hier eine Schritt-für Schritt-Anleitung.

 

Die wichtigsten Infos zur Direktabrechnung

Folgende Punkte sollten Sie bei der Direktabrechnung unbedingt beachten:

  • Senden Sie die Rechnungen nur im PDF-Format
  • Bitte reichen Sie jede Rechnung einzeln ein
  • Wir benötigen immer die Vertragsnummer des Versicherungsnehmenden

Achtung! Handgeschriebende Rechnungen oder Vermerke können nicht bearbeitet werden.

 

Was muss auf der Rechnung stehen?

Wir bearbeiten täglich tausende Rechnungen. Damit unser Team das schafft, werden die Informationen aus der Rechnung automatisch ausgelesen und in unser System importiert. Nachfolgend finden Sie die Angaben, die auf der Rechnung stehen müssen, damit wir sie so für die Bearbeitung vorbereiten können. 

1. Name und Anschrift des Versicherungsnehmenden

2. Name des versicherten Tieres

3. Vertragsnummer von AGILA

4. Rechnungsnummer

5. Rechnungsdatum

6. Behandlung/Diagnose

7. Medikamente/Leistungen inkl. GOT-Satz

8. Behandlungsdatum

9. Bankverbindung des Kontos, auf das wir überweisen sollen

Achtung! Handgeschriebene Vermerke können wir leider bei der Bearbeitung nicht berücksichtigen.

 

In welchem Format kann ich die Rechnung schicken?

Bitte senden Sie uns die Rechnung stets als PDF-Datei. Unser System kann Bild- oder Textformate wie DOCX, DOC, JPG, JPEG, PNG oder ähnliche nicht verarbeiten. Die Eingabe muss dann manuell erfolgen, was in unserem Team einen höheren Zeit- und Arbeitsaufwand erfordert. Für Sie bedeutet das: Sie erhalten später Ihr Geld.

Tipp: Wie kann ich mich bezüglich einer Erstattung absichern?

Wenn nicht sicher ist, ob Ihre Kundin oder Ihr Kunde wirklich bei AGILA versichert ist, ob sie oder er über den passenden Tarif verfügt und überhaupt noch verfügbares Budget hat, können Sie vorschlagen, die AGILA Kunden-App herunterzuladen. Dort lässt sich der aktuelle Status des Vertrages und der Tarif einsehen. Ist das nicht möglich, wenden Sie sich telefonisch an unseren Kundendienst unter 0511 71280-830. Dort kann man Ihnen – das Einverständnis der Kundin oder des Kunden vorausgesetzt – eine Auskunft darüber geben, ob der Vertrag aktiv ist.

 

Wie reiche ich die Rechnung per E-Mail ein?

Bitte reichen Sie immer nur eine Rechnung pro E-Mail ein. Dabei beachten Sie bitte folgende Schritte:

  1. Geben Sie als Empfänger Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein. an.
  2. Geben Sie einen Betreff an, z.B. Direktabrechnung
  3. Im Text der E-Mail müssen folgende Angaben enthalten sein: Vor- und Nachname sowie Versicherungsnummer des Versicherungsnehmers, der Tiername und eine formlose Information, an wen der Rechnungsbetrag ausgezahlt werden soll – an Sie oder den Versicherungsnehmer.
  4. Fügen Sie der E-Mail die Rechnung im PDF-Format als Anhang hinzu.
  5. Klicken Sie auf senden.
  6. Geschafft! Sobald die Rechnung bearbeitet wurde, erhalten Sie per E-Mail oder Post eine schriftliche Information darüber, welche Kosten übernommen wurden.

Achtung: Eine Sammelabrechnung mehrerer Tiere auf einer Rechnung ist leider nicht möglich – auch nicht, wenn der Tierhaltende mehrere Vierbeiner hat.

Richtig einfach: Einreichen per Praxissoftware

Sie nutzen easyVET? Dann geht die Direktabrechnung noch leichter! Sie können dann die Rechnung direkt aus der Praxissoftware heraus an uns übermitteln – per Schnittstelle. Alles, was Sie dafür tun müssen, ist, den Kundenservice von easyVET zu kontaktieren und um eine Anbindung zu bitten. Dazu benötigen Sie Ihre Partnernummer von AGILA. Falls Sie diese nicht kennen, erfragen Sie sie bitte einmalig per E-Mail an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein.. 

Zusammenfassung zum Herunterladen

Damit jeder im Team jederzeit Bescheid weiß, können Sie eine Zusammernfassung dieser Anleitung auch ausdrucken.

Anleitung herunterladen

Häufige Fragen und Antworten zur Direktabrechnung

Falls es doch mal irgendwo hakt, haben wir für Sie die Antworten auf häufige Fragen aus der Tierarztpraxis zusammengefasst. Gibt es weitere Fragen oder Probleme mit der Direktabrechnung, wenden Sie sich bitte telefonisch an unseren Kundenservice unter 0511 71280 830.

Der Betrag wird immer auf das falsche Konto ausgezahlt (Apotheke vs. Praxis). Was kann ich tun?

Bitte geben Sie künftig in Ihrer E-Mail die Kontoverbindung an, auf die der Betrag ausgezahlt werden soll. Reichen Sie zudem Praxis- und Apothekenrechnung separat ein.

Der Betrag wurde fälschlicherweise an den Kunden ausgezahlt und dieser überweist es nicht an mich. Können Sie das Zurückfordern und an mich auszahlen?

Wenn Sie den Zahlungsempfänger bei der Rechnungseinreichung korrekt angegeben hatten und die Kundin oder der Kunde sich weigert, das Geld zurückzuzahlen, können wir die Zahlung zurückfordern und eine neue Überweisung an Ihre Praxis vornehmen. Melden Sie sich dazu bitte telefonisch bei unserem Kundenservice unter 0511 71280-830. Für die Zukunft empfehlen wir, falls möglich, eine Abrechnung via Schnittstelle (easyVET). Dort kann der Zahlungsempfänger ausgewählt werden. Alternativ können Sie die Kundin oder den Kunden bitten, die Rechnung vor Ort via AGILA Kunden-App einzureichen und dort die Tierarztpraxis als Zahlungsempfänger auszuwählen.

Ich erhalte regelmäßig einen Cent zu viel oder zu wenig. Was kann ich tun?

Das Problem ist bekannt, unser Bestandsführungssystem liefert derzeit leider für diesen Rundungsfehler keine Lösung. Wir arbeiten aber daran entsprechende Anpassungen vorzunehmen. Dies wird leider einige Zeit dauern.

Ich kenne die Vertragsnummer meines Kunden nicht. Was kann ich tun?

Die Vertragsnummer steht in der Versicherungspolice, auf den Beitragsrechnungen, in den Überweisungen sowie in der AGILA Kunden-App. Kennen Sie die Vertragsnummer nicht und können diese auch nicht bei Ihrer Kundin oder Ihrem Kunden erfragen, bitten wir Sie, von einer Direktabrechnung abzusehen.

Woher weiß ich, ob der Kunde einen OP-Tarif oder einen Tierkrankenschutz hat?

Wenn Ihre Kundin oder Ihr Kunde Ihnen keine sichere Auskunft geben kann, lassen Sie sich die Versicherungspolice vorlegen. Alternativ können Sie auch darum bitten, dass die AGILA Kunden-App vorgezeigt wird. Einmal heruntergeladen und registriert, können die Nutzenden jederzeit den Tarif sowie das verfügbare Budget einsehen.
 

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